Was ist ein Lohnlauf? Der Monatsablauf einfach erklärt
Wer zum ersten Mal Löhne abrechnet, stolpert schnell über das Wort Lohnlauf — und über die Frage, was da eigentlich „läuft”. Gemeint ist der monatliche Durchlauf, der aus Stammdaten und den Stunden des Monats alles erzeugt, was ein Arbeitgeber braucht: die Abrechnungen, die Meldungen ans Amt, den Buchungsstapel und die Überweisungsdatei. Ein einziger Vorgang, viele Ergebnisse.
Auf einen Blick: Ein Lohnlauf (auch Abrechnungs- oder Gehaltslauf) ist der Rechenvorgang, mit dem ein Arbeitgeber für einen Abrechnungsmonat alle Beschäftigten abrechnet. Aus Stammdaten (Gehalt, Steuerklasse, Kasse) und Bewegungsdaten (Stunden, Zuschläge, Änderungen) berechnet er Brutto, Steuern, Sozialversicherung und Netto — und erzeugt daraus Entgeltabrechnung, Lohnsteuer- Anmeldung, SV-Meldungen, DATEV-Buchungsstapel und SEPA-Zahldatei. Vor dem verbindlichen Lauf steht meist ein Probelauf zur Kontrolle; nach dem Festschreiben wird nichts mehr überschrieben — nachträgliche Änderungen laufen als eigener Korrekturlauf.
Was passiert in einem Lohnlauf?
Der Lohnlauf bündelt drei Dinge, die früher getrennt anfielen: rechnen, dokumentieren, melden. Zuerst zieht das Programm für jeden Mitarbeiter die Stammdaten und die Bewegungsdaten des Monats zusammen. Daraus entsteht das Gesamtbrutto. Darauf berechnet der amtliche Steuer-Rechenkern die Lohnsteuer, es folgen die Sozialversicherungsbeiträge je Zweig — und am Ende steht der Auszahlungsbetrag.
Weil derselbe Vorgang die Zahlen einmal ermittelt, bleiben Abrechnung, Meldung und Buchung konsistent: Was auf der Entgeltabrechnung steht, steht auch im Beitragsnachweis und im Buchungsstapel. Genau das ist der Sinn eines Laufs — eine Quelle, aus der alle Folgedokumente gespeist werden.
Die Schritte eines Lohnlaufs
| Schritt | Was dabei geschieht |
|---|---|
| 1. Stammdaten | Betrieb und Mitarbeiter sind angelegt (Gehalt, Steuerklasse, Krankenkasse, Beitragsgruppe) — einmalig, danach nur bei Änderungen |
| 2. Bewegungsdaten | Für den Monat werden Stunden, Zuschläge, Ein-/Austritte, Einmalzahlungen und Fehlzeiten erfasst |
| 3. Probelauf | Ein unverbindlicher Durchlauf zeigt die Summen — hier prüft man, bevor etwas festgeschrieben wird |
| 4. Festschreiben | Der Lauf wird verbindlich abgeschlossen; die Zahlen sind damit fixiert |
| 5. Ausgaben | Entgeltabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung, SV-Meldungen, Buchungsstapel und Zahldatei entstehen automatisch |
Der springende Punkt ist Schritt 3 und 4: Der Probelauf ist die Sicherheitsstufe. Erst wenn die Summen stimmen, wird festgeschrieben — und ab da gilt der Lauf als abgeschlossener Abrechnungsmonat.
Was aus dem Lauf herauskommt
Ein festgeschriebener Lohnlauf liefert nicht nur die Lohnzettel, sondern den kompletten Satz an Pflicht- und Folgedokumenten:
- Entgeltabrechnung je Mitarbeiter — die Bescheinigung nach § 108 GewO mit allen Pflichtangaben.
- Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt — die Summe der einbehaltenen Lohnsteuer, elektronisch nach § 41a EStG.
- SV-Meldungen und Beitragsnachweis an die Krankenkassen als Einzugsstelle — das DEÜV-Meldeverfahren läuft direkt aus dem Lauf.
- DATEV-Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung oder das Steuerbüro.
- SEPA-Zahldatei für die Überweisung der Nettolöhne ans Online-Banking.
Die Beiträge zur Sozialversicherung sind dabei früh fällig — spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Deshalb liegt der Lohnlauf in der Praxis eher am Monatsende, nicht erst danach.
Probelauf, Korrekturlauf, Rückrechnung
Drei Begriffe tauchen rund um den Lauf immer wieder auf:
- Probelauf — der unverbindliche Durchlauf zur Kontrolle. Er ändert nichts, bis man ihn festschreibt.
- Korrekturlauf — kommt eine Änderung nach dem Festschreiben (eine vergessene Zulage, eine rückwirkende Gehaltsanpassung), rechnet ein Korrekturlauf den betroffenen Monat sauber neu und erzeugt die nötigen Korrekturmeldungen. Der ursprüngliche Lauf wird dabei nie überschrieben.
- Rückrechnung (Aufrollung) — reicht die Änderung mehrere Monate zurück, werden diese Monate aufgerollt und die Differenz im aktuellen Monat verrechnet.
Diese Trennung ist kein Selbstzweck: Sie macht jeden abgeschlossenen Monat nachvollziehbar und prüfsicher — wichtig für Betriebsprüfungen der Sozialversicherung und des Finanzamts.
Lohnlauf per Klick oder per API
Klassisch stößt ein Sachbearbeiter den Lauf am Bildschirm an. Bei Lohnfluss geht beides: Sie führen den Monat im Browser durch — wie sich das anfühlt, zeigt die klickbare Portal-Vorschau — oder Sie lösen den Lohnlauf programmatisch aus. Über die Payroll-API startet Ihre eigene Software den Probelauf, liest die Summen, schreibt fest und wird per Webhook informiert, sobald der Lauf fertig ist. Wer die Stunden schon in einer anderen Software erfasst, lässt sie über die Automatisierung direkt in den Lauf einfließen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lohnlauf und Lohnabrechnung?
Der Lohnlauf ist der Vorgang, die Lohn- bzw. Entgeltabrechnung ist eines seiner Ergebnisse. Ein Lauf rechnet alle Mitarbeiter eines Monats und erzeugt für jeden eine Abrechnung — plus Meldungen, Buchungsstapel und Zahldatei.
Wie oft macht man einen Lohnlauf?
In der Regel einmal pro Monat, für den jeweiligen Abrechnungsmonat. Dazu können unterjährig Korrektur- oder Rückrechnungsläufe kommen, wenn sich etwas rückwirkend ändert.
Kann ich einen Lohnlauf rückgängig machen?
Ein festgeschriebener Lauf wird nicht gelöscht oder überschrieben — das wäre bei Prüfungen ein Problem. Nachträgliche Änderungen laufen als eigener Korrekturlauf, der den Monat sauber neu rechnet.
Brauche ich für den Lohnlauf eine zertifizierte Software?
Für die maschinellen Meldungen aus dem Lauf ja: Sie sind nur mit einem systemgeprüften Programm zulässig — dieselbe ITSG-Systemuntersuchung, die jede deutsche Entgeltabrechnungs-Software durchlaufen muss.
Weiterführend
- Lohnabrechnung-Software für Arbeitgeber — den Lauf selbst durchführen
- DEÜV-Meldungen erklärt — die SV-Meldungen aus dem Lauf
- Lohnabrechnung per API automatisieren — den Lohnlauf programmatisch auslösen
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