Die ITSG-Systemuntersuchung: warum Lohnsoftware zertifiziert sein muss
Wer sich mit Lohnsoftware beschäftigt, stolpert schnell über Formulierungen wie „ITSG-geprüft” oder „GKV-Zertifikat”. Sie klingen nach Bürokratie — sind aber der Grund, warum man Entgeltabrechnung in Deutschland nicht mal eben selbst baut. Ein kurzer, klarer Überblick.
Auf einen Blick: Die ITSG-Systemuntersuchung ist die Pflichtprüfung für Entgeltabrechnungs- Software in Deutschland. Sie wird von der ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbands durchgeführt. Nur ein systemgeprüftes Programm darf die Sozialversicherungs-Meldungen und -Beiträge elektronisch übermitteln. Das Zertifikat ist zeitlich befristet und muss regelmäßig erneuert werden — de facto eine jährliche Re-Qualifizierung.
Was ist die ITSG-Systemuntersuchung?
„ITSG” steht für die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie prüft im Auftrag des GKV-Spitzenverbands die Teile eines Lohnprogramms, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen zuständig sind — die Systemuntersuchung Entgeltabrechnung. Besteht das Programm, erhält es das „systemuntersucht”-Zertifikat (umgangssprachlich „GKV-Zertifikat”).
Geprüft wird gegen einen festen Katalog: Werden die Beiträge korrekt gerechnet? Halten die elektronischen Meldungen das amtliche Format ein? Läuft die Kommunikation mit den Annahmestellen sauber? Erst wenn das stimmt, gilt die Software als zugelassen.
Warum brauchst du überhaupt geprüfte Software?
Weil der Gesetzgeber es so vorschreibt. Die Sozialversicherungs-Meldungen (DEÜV, Beitragsnachweise und weitere) dürfen nur maschinell aus einem zertifizierten Programm heraus übermittelt werden — das beschreibt die Deutsche Rentenversicherung zum automatisierten Meldeverfahren. Ein selbstgebautes Skript, das „auch irgendwie rechnet”, ist damit keine Option: Ohne Systemuntersuchung kommt keine Meldung durch die offiziellen Annahmestellen.
Für Arbeitgeber heißt das umgekehrt: Wer die Abrechnung einer Software überlässt, sollte darauf achten, dass sie systemgeprüft ist. Das ist kein Marketing-Siegel, sondern die Eintrittskarte ins Verfahren.
Was das Zertifikat nicht ist: ein Freifahrtschein
Ein häufiges Missverständnis: „einmal geprüft, für immer gut”. Das Gegenteil ist der Fall. Das Zertifikat ist befristet und muss laufend erneuert werden, weil sich Beitragssätze, Rechengrößen und Meldeverfahren jedes Jahr ändern. Zum 1. Januar 2026 gelten dafür neue „Gemeinsame Grundsätze” für das Prüfverfahren. Ein Anbieter muss die Prüfung also nicht einmal, sondern immer wieder bestehen — jährliche Re-Qualifizierung inklusive. Genau diese Dauerlast ist der eigentliche Aufwand hinter deutscher Lohnsoftware.
Was heißt das für Software-Anbieter?
Wer Lohnabrechnung in sein eigenes Produkt einbauen will (Zeiterfassung, Dienstplan, HR-Tool), steht vor genau dieser Hürde: den Rechenkern jährlich nachziehen, die Meldeverfahren pflegen und die Systemuntersuchung dauerhaft bestehen. Das sind Jahre Aufwand für ein Feature, das selten das Kerngeschäft ist.
Der Ausweg heißt Embedded Payroll: Man ruft eine bereits zertifizierte Abrechnung über eine API auf, statt sie selbst zu bauen. Die Zertifizierungslast trägt dann der API-Anbieter. Genau dafür ist Lohnfluss gedacht — ehrlich eingeordnet: Lohnfluss steht aktuell selbst in der ITSG-Systemuntersuchung; produktiv gemeldet wird nach deren Abschluss.
Häufige Fragen
Ist die ITSG-Zertifizierung gesetzlich vorgeschrieben?
Für die Übermittlung der SV-Meldungen faktisch ja: Der Datenaustausch mit der Sozialversicherung ist nur mit einem systemgeprüften Programm zulässig. Ohne die Systemuntersuchung kommen die Meldungen nicht durch die Annahmestellen.
Wie oft muss das Zertifikat erneuert werden?
Regelmäßig — das Zertifikat ist befristet, und weil sich amtliche Werte und Verfahren jährlich ändern, läuft die Prüfung in einem jährlichen Rhythmus (Re-Qualifizierung). Zum 1. Januar 2026 gelten neue Gemeinsame Grundsätze für das Prüfverfahren.
Muss ich als SaaS-Anbieter selbst zertifiziert sein?
Nur, wenn du die Abrechnung selbst baust. Bindest du eine zertifizierte Payroll-API ein (Embedded Payroll), trägt der Anbieter die Systemuntersuchung — du brauchst keine eigene Zulassung.
Weiterführend
- Embedded Payroll — Lohnabrechnung einbetten statt selbst zertifizieren
- Payroll API — wie die Anbindung technisch aussieht
- Payroll für SaaS-Anbieter — der wirtschaftliche Blick auf die Hürde
- Interesse? Auf die Warteliste eintragen.