Was muss auf der Lohnabrechnung stehen? (§ 108 GewO, EBV)
Jede Arbeitnehmerin, jeder Arbeitnehmer bekommt sie: die monatliche Lohnabrechnung. Sie ist kein freundlicher Service, sondern gesetzlich vorgeschrieben — mit einem klar definierten Mindestinhalt.
Auf einen Blick: Die Lohnabrechnung ist nach § 108 Gewerbeordnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts in Textform Pflicht. Der Mindestinhalt: Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts — Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Den genauen Standard-Inhalt regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).
Ist die Lohnabrechnung Pflicht?
Ja. § 108 GewO verlangt: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.” Textform heißt: lesbar und dauerhaft — Papier oder z. B. ein PDF im Mitarbeiterportal genügen, eine handschriftliche Unterschrift ist nicht nötig.
Der Mindestinhalt nach § 108 GewO
Das Gesetz nennt den Pflichtkern direkt: Die Abrechnung muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Zur Zusammensetzung gehören insbesondere:
- Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen,
- Art und Höhe der Abzüge,
- Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse.
Der Standard nach der EBV
Damit eine Abrechnung auch für Behörden und Sozialgerichte verwertbar ist, konkretisiert die Entgeltbescheinigungsverordnung den Inhalt. Eine EBV-konforme Entgeltbescheinigung enthält typischerweise:
- Stammdaten: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, ggf. Eintritts-/Austrittsdatum.
- Steuermerkmale: Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse (ggf. Faktor), Kinderfreibeträge, Konfession.
- SV-Merkmale: Beitragsgruppen, zuständige Krankenkasse.
- Beträge: Brutto- und Nettobezüge, die gesetzlichen Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer; Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung), die jeweiligen Bemessungsgrundlagen (Steuer- und SV-Brutto), Netto-Be- und -Abzüge sowie der Auszahlungsbetrag.
Eine gute Übersicht zum Mindeststandard gibt lohn-info.de zur Entgeltbescheinigungsverordnung.
Wann die Abrechnung entfallen darf
§ 108 GewO kennt eine praktische Ausnahme: Die Pflicht zur (erneuten) Abrechnung entfällt, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung keine Änderungen ergeben — oder wenn sich nur der Abrechnungszeitraum selbst ändert. In der Praxis wird die Abrechnung trotzdem meist monatlich erstellt.
Automatisch erzeugt
Der Pflichtinhalt ist umfangreich, aber deterministisch — genau das Richtige für Software. Eine Lohn-Software erzeugt die EBV-konforme Entgeltabrechnung automatisch aus dem festgeschriebenen Lauf. Bei Lohnfluss entsteht die Abrechnung als PDF (neben DATEV-Buchungsstapel und SEPA-Zahldatei) und lässt sich abrufen oder per API weitergeben.
Häufige Fragen
Muss die Lohnabrechnung auf Papier sein?
Nein. § 108 GewO verlangt Textform — ein PDF, das dauerhaft abrufbar ist (z. B. im Mitarbeiterportal), erfüllt das. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.
Darf ich in einem unveränderten Monat die Abrechnung weglassen?
Formal ja: Wenn sich gegenüber dem Vormonat nichts ändert (außer dem Zeitraum), entfällt die Pflicht. Üblich ist trotzdem die monatliche Abrechnung — auch, weil Beschäftigte sie z. B. für Anträge brauchen.
Wofür ist die EBV wichtig?
Sie legt den Mindeststandard fest, damit die Entgeltbescheinigung für Zwecke nach dem Sozialgesetzbuch und zur Vorlage bei Sozial- und Familiengerichten taugt.
Weiterführend
- Lohnabrechnung-Software — EBV-konforme Abrechnung automatisch
- SFN-Zuschläge steuerfrei (§ 3b) — ein Baustein der „Zusammensetzung”
- Lohnbuchungen an DATEV — dieselben Zahlen für die Buchhaltung
- Fragen? Auf die Warteliste eintragen.