Lohnbuchungen an DATEV übergeben: der Buchungsstapel erklärt
Nach jedem Lohnlauf müssen die Zahlen ihren Weg in die Buchhaltung finden: Personalaufwand, einbehaltene Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Netto-Auszahlungen. Damit das nicht von Hand abgetippt wird, gibt es den DATEV-Buchungsstapel — die Standard-Brücke zwischen Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung.
Auf einen Blick: Der DATEV-Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im EXTF-Format („Erweitertes TransFer Format”), die die Buchungssätze aus der Lohnabrechnung in die DATEV-Finanzbuchhaltung überträgt. Sie besteht aus einer Kopfzeile mit Metadaten und den eigentlichen Buchungszeilen; die Lohnarten sind dabei auf Konten des Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04) gebucht. Eine Lohn-Software erzeugt den Stapel automatisch aus dem festgeschriebenen Lauf — importiert wird er in einem Schritt.
Was ist der DATEV-Buchungsstapel?
„Buchungsstapel” heißt: ein Bündel Buchungssätze, das gesammelt an die Buchhaltung übergeben wird.
Technisch ist es eine Datei im DATEV-Format EXTF — dem CSV-basierten Austauschformat, das DATEV
für den Import in und Export aus der Buchhaltung definiert. Die Datei beginnt mit EXTF_ und ist eine
.csv. Sie ist das De-facto-Standardformat für den Datenaustausch mit DATEV, wie Format-Übersichten
zum DATEV-Buchungsstapel (EXTF) zeigen.
Für die Lohnabrechnung ist der Stapel die Nahtstelle: Die Abrechnung rechnet, DATEV bucht — und der Stapel bringt beides zusammen, ohne Medienbruch.
Wie ist die Datei aufgebaut?
Eine EXTF-Datei hat zwei Teile:
- Kopf (Metadaten): In den ersten Zeilen stehen u. a. Formatkennzeichen und Versionsnummer, Datenkategorie, Buchungstyp, „erstellt von”, Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge und der Buchungszeitraum. Diese Angaben sagen DATEV, wohin und in welchen Zeitraum die Buchungen gehören.
- Buchungszeilen: Danach folgt je Buchungssatz eine Zeile mit Betrag, Soll-/Haben-Konto, Gegenkonto, Belegdatum und Buchungstext.
Die Konten stammen aus einem Kontenrahmen — üblicherweise SKR03 oder SKR04. Damit die Buchungen stimmen, werden die Lohnarten der Abrechnung den passenden Konten zugeordnet (Personalaufwand, Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung, Bank/Verrechnung).
Wie kommen die Lohnbuchungen zustande?
Ein vereinfachter Monatslauf erzeugt typischerweise Buchungen wie: Löhne/Gehälter als Aufwand, einbehaltene Lohnsteuer und SV-Beiträge als Verbindlichkeiten, der Netto-Betrag als Auszahlung. Jede dieser Größen kommt aus dem Lohnlauf und landet über die Lohnart-zu-Konto-Zuordnung im richtigen Konto.
Wichtig: Der Buchungsstapel ist nicht die Lohnabrechnung selbst. Die Entgeltabrechnung für die Mitarbeitenden ist ein eigenes Dokument und in Textform Pflicht nach § 108 Gewerbeordnung. Der Stapel ist die buchhalterische Weitergabe derselben Zahlen.
Der Import in DATEV
In DATEV Kanzlei Rechnungswesen läuft der Import über Buchführung → Vorbereitende Tätigkeiten → Stapelverarbeitung → Import. Die EXTF-Datei wird eingelesen, geprüft und als Stapel übernommen — Details je Programmstand im DATEV-Hilfe-Center. Für die Steuerkanzlei ist das ein Handgriff statt stundenlanger Nachbuchung.
Automatisch aus der Abrechnung
Den Stapel von Hand zu bauen wäre absurd — deshalb erzeugt ihn die Lohn-Software beim Festschreiben gleich mit. Bei Lohnfluss entsteht der DATEV-Buchungsstapel (neben Entgeltabrechnung und SEPA-Zahldatei) automatisch aus dem festgeschriebenen Lauf und lässt sich abrufen — oder per API direkt an die weitere Verarbeitung übergeben.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem Buchungsstapel und der Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist das Dokument für die Mitarbeitenden (Pflicht nach § 108 GewO). Der Buchungsstapel ist die Datei für die Finanzbuchhaltung — dieselben Zahlen, aber als Buchungssätze auf Konten.
Brauche ich SKR03 oder SKR04?
Beides sind gängige Kontenrahmen; welcher passt, hängt von der Buchhaltung ab. Wichtig ist, dass die Lohnarten konsistent auf den gewählten Kontenrahmen gebucht werden.
Kann der Buchungsstapel automatisch erzeugt werden?
Ja. Eine Lohn-Software erstellt die EXTF-Datei beim Festschreiben des Laufs — manuell tippt man da nichts. Über eine API lässt sich die Übergabe sogar vollständig automatisieren.
Weiterführend
- Lohnabrechnung-Software — Abrechnung, Buchungsstapel und Meldungen aus einem Lauf
- Payroll API — Dokumente programmatisch abrufen
- Lohnabrechnung per API automatisieren — der Ablauf in vier Schritten
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